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新聞發布會策劃流程
一、確定新聞發布會日期、地點、新聞點等。注意事項：與希望發布事件日期相配合，促進自身對外宣傳，挖掘新聞點、制造新聞效應、注意避免與重大新聞事件撞車。該步驟應在正式新聞發布會前20天完成，最遲15天，并在邀請函發布前預定會場，否則會影響下一步工作。
二、確定組織者與參與人員，包括廣告公司、領導、客戶、同行、媒體記者等，與新聞發布會承辦者協調規模與價格，簽定合同，擬訂詳細邀請名單、會議議程、時間表、發布會現場布置方案等。
注意事項：該步驟主要由主辦者提出要求，承辦者具體負責。三、按照邀請名單，分工合作發送邀請函和請柬，確保重要人員不,
因自身安排不周而缺席發布會。回收確認信息，制定參會詳細名
單，以便下一步安排。
注意事項：該步驟一定要計劃周密，有專人負責，適當放大邀請名單，對重要人物實施公關和追蹤，并預備備用方案，確保新聞發布會參與人的數量和質量。四、購買禮品、選聘主持人、禮儀人員和接待人員并進行培訓和預
演。設計背板，布置會場，充分考慮每一個細節，比如音響、放
映設備，領導的發言稿，新聞通稿，現場的音樂選擇、會議間隙時間的娛樂安排等。
五、正式發布會前提前一到兩個小時，檢查一切準備工作是否就緒，將會議議程精確到分鐘，并制定意外情況補救措施。
六、按計劃開始發布會，發布會程序通常為來賓簽到、貴賓接待、主持人宣布發布會開始和會議議程、按會議議程進行、會后聚餐交流、有特別公關需求的人員的個別活動。
七、監控媒體發布情況，整理發布會音像資料、收集會議剪報，制作發布會成果資料集（包括來賓名單、聯系方式整理，發布會各媒體報導資料集，發布會總結報告等），作為企業市場部資料保存，并可在此基礎上制作相應的宣傳資料。
八、評測新聞發布會效果，收集反饋信息，總結經驗。
新聞發布會現場管理
在公關營銷的有利武器中，有一種傳播活動既有利于引導社會輿論，又有利于在組織社會公眾中樹立良好的形象，它不僅能傳遞信息，還能給媒體人員提供體驗和感受，這種活動就是——新聞發布會。
無論是公司成立、項目簽約、戰略發布或者新品推進等等具有里程碑性質的事件，新聞發布會都是一個常見的，甚至是必不可少的武器。
而對于媒體來說，新聞發布會也是他們所期待的，在一次全國性的媒體調查中發現，媒體獲得新聞最重要的一個途徑就是新聞發布會，幾乎100%的媒體都將其列為最常參加的媒體活動。由于新聞發布會現場人物、事件都比較集中，時效性又很強，且參加新聞發布會免去了預約采訪對象、采訪時間的一些困擾，再加上會議常備有禮金或禮品，通常情況下記者都不會放過這些機會。
新聞發布會一般要經歷4個環節：策劃、籌備、現場管理與傳播管理，在策劃與籌備工作就緒以后，就進入到最關鍵的現場管理環節，這是承接會前策劃、籌備、會后傳播最重要的環節，在這個環節中，一般在一個專題下，以“答記者問”為主要特色。
現場管理的原則有五點：
一是“對口接待原則”。譬如：經銷商的溝通，市場銷售部門就是對口接待部門，如果對專家、官員溝通，公關負責人與組織高層就要出面，媒體的溝通是媒體公關負責人的份內工作，不另設小組；
二是“平衡原則”。根據策劃設定小組，每個小組的工作量相對平衡，在會務負責人的統一安排與指揮下，小組一般分為溝通協調組、接待服務組、安全保衛組。溝通協調組負責對口接待、嘉賓與領導的接待、媒體的溝通與協調，會議主持人也可以劃入這個組；接待服務組負責準備視聽設備、禮儀與簽到、引導入座、分發材料與禮品、安排就餐、照相攝影等；安全保衛組負責會議的場地與人員的安全保衛。
三是“分工負責原則”。在策劃案里就作到分工明確，職責分明，避免互相推諉的現象出現，同時，隸屬分工與橫向協作也要明確；
四是“扁平原則”。一般在大型的新聞發布會中有多層次的“金字塔”結構，但在中型的新聞發布會中不宜層級太多，以保證靈活機動，人員不要太多，要精干、高效。
五是“制度原則”。盡管新聞發布會的管理是臨時性組織，但一旦加入組織機構，人員就應該受規章制度的約束。
就管理的內容而言，可以從人員管理、材料管理、時間管理、流程管理和溝通管理5個方面進行，從管理的形式來看，可分為會前管理、會中管理、收場管理三個階段，一個成功的新聞發布會，一定是實現了內容與形式的完美結合：
一、 會前管理
按照策劃方案的要求，新聞發布會的統籌負責人與各小組人員要提前至少兩至三個小時到達新聞發布會的現場。
到達現場以后，會前管理分四個步驟開展工作，首先要布置現場、然后作全面檢查、同時可以進行主持人與言人的彩排、最后，各就各位開始接待工作。
第一、現場布置。
現場布置從場外開始，布置場外橫幅、豎幅、漂浮氣球、拱形門等。在酒店一樓大廳、轉彎處布置顯眼的指引牌。在會場門口可以布置X展架之類的宣傳物。
在會場門口布置簽到臺，準備好簽到薄與筆，簽到薄上設計姓名、單位、人數、聯系方式欄目，并備好會議主題介紹、新聞通稿、提問提綱等相關資料。同時，在簽到臺上準備好“請賜名片”盒。
場內現場布置從主題背景板開始，背景板內容包括主題、會議日期、會議召開的城市，顏色、字體要美觀大方，顏色可以用組織VI為基準。
布置新聞發言人用的桌子，常用帶白色的臺布、藍色或紅色的圍臺，桌面擺放臺花，把寫有發言人和相關領導名字的桌卡擺放在策劃案擬定的位置，放好音響、話筒，最好每個桌卡前擺一只話筒，再給記者準備兩只。
布置電視或投影儀，試播放碟片，看效果是否正常。有些時候作為新聞發音的補充，錄象資料甚至實物可以對記者起到增加感性認識的作用
布置臺下座位。把握“職位高者靠前靠中，自己人靠邊靠后”的原則。一、二排坐貴賓與企業領導，三排以下為記者席，攝影記者盡量安排在前面正中位置，組織一般人員坐后面或旁邊。
布置VIP休息室，冬天要準備好熱茶水，夏天要準備好瓶裝礦泉水，準備幾包高檔香煙，放好打火機與煙灰缸。
第二、現場檢查。
檢查工作可以從外到內，從高到低，從全面到重點，一些細節一定要把握好。
按照前面布置的順序，檢查從場外的橫幅開始，沿來賓的前進路線，檢查指引牌、X展架、簽到臺是否準備好。
在檢查簽到臺時要注意檢查會議主題介紹、新聞通稿、提問提綱等相關資料是否足夠。如果是新產品上市，新聞發布會上還要準備發放產品研制過程或介紹產品功用的文字材料。可以把簽到臺當成后勤物資、資料的儲存點。
檢查在背景板，再次核實文字是否有誤，如果有誤要及時補救。檢查桌子、音響，調試每只話筒，調試到清晰無嘯叫。檢查電視或投影儀，要確認用哪個電腦，而且要備一個電腦，以防會議進行中電腦出故障。
檢查VIP接待室的茶水、煙等。
要檢查主要發言人的發言稿是否準備妥當。
攝影師檢查照相機、攝像機電量是否充足，腳架是否支好，角度是否對好。
負責保安的人員要對現場進行安全檢查，特別注意是否存在不安全隱患，譬如：消防通道不暢通，電源線亂糟糟，甚至有壞椅子等等。
如果有空調，要把溫度調到適度。
第三、彩排。
主持人與新聞發言人根據會議議程進行“彩排”，既練習配合，也練習對內容與現場的把握。
特別是新聞發言人是會前“彩排”很重要，發言人要認真準備，再次對鏡整理衣著，要熟悉發言稿的內容，制定并演練如何回答常規和刁鉆的問題，對自己的準備工作進行核對與評估，尤其是對以下問題應當有充分的準備：這場發布會的重要意義何在？其新聞價值何在？我的3個主要觀點是什么？是否有充足材料支持我的信息發布？如果記者要求核實，是否很容易就能做到？誰是所發布信息的權威信源？誰的話可以被媒體引用？等等。
第四．接待。
提前30分鐘，禮儀小姐在會場作好接待準備。對于重要的領導，還要安排在大廳的專人接待。
背景音樂開始播放，攝影師進入工作狀態。
嘉賓簽到后，禮儀小姐帶嘉賓到VIP休息室休息，服務人員及時把茶水送上，需要配戴鮮花的由禮儀小姐為嘉賓認真的配戴好。
負責VIP接待的人員要核對已到位領導和嘉賓情況，會務負責人要親自為領導和嘉賓送禮金或禮品，如果有的重要領導臨時不能來，會務負責人要及時安排主持人更改講話內容，同時要安排服務人員把不能到的人員名字牌撤掉。
記者簽到后，工作人員為記者發放會議主題介紹、新聞通稿、提問提綱等相關資料，媒體負責人安排、協調各媒體的簽到記者，要保持熱情和細致。
記者入座以后，進入媒體等候階段，這段時間不宜超過10分鐘，音響師播放視頻資料和CD。
會議開始前三分鐘左右，請相關領導、嘉賓、組織高層等進入會場，在前排就坐，會議準備開始。
二、會中管理
從會議開始到結束，時間應控制在30分鐘以內，較重大的新聞發布，也不要超過60分鐘，一些敏感話題的提問，媒體負責人要提前跟記者溝通好，避免出現特別刁難的提問，避免出現尷尬的場面。
有些新聞發布會，臺上只有新聞發言人一個人，他獨自成為媒體的焦點；有些新聞發布會，臺上有領導在新聞發言人旁邊點綴，對新聞發言人的壓力會有一定的緩解作用；有些新聞發布會，發言人在臺上就坐，站在講話臺后面發言。
在會議中，主持人與新聞發言人都擔當著新聞發布會的主要角色，因此對他們的要求很高。
主持人一般應由具有較高公關專業能力的人來擔任，他的作用在于把握主題范圍，掌握會議進程，控制會場氣氛，促成會議順利進行。此外，在必要的時候還承擔著消除過分緊張的氣氛、化解對立情緒、打破僵局等特殊任務。因此，主持人的表現應當活躍，談吐具有幽默感和親切感，不要給人生硬、冷漠的距離感。
代表組織形象的新聞發言人對公眾認知產生重大影響，一般由組織的高級領導來擔任。現代傳播方式決定了今天的新聞發言人既直接面對媒體，也同時直接面對受眾。在會議管理過程中，要求發言人舉止要端莊，言行要規范，尺度要適當，要有一定的專業素質和較高的政策水平。
會議議程一般是這樣的：
主持人宣布新聞發布會開始，介紹領導與嘉賓，簡單介紹會議的主題與概要。
在有必要的情況下，主持人請先領導發言，但是，要給領導準備好發言稿，發言內容不宜太長，三分鐘既可。主持人請新聞發言人詳細發言。
新聞發言人發布新聞。發揚人要表現得自信而親切，生動而專業。“新聞發言人是一種制度，是溝通媒體、社會公眾和組織的橋梁。新聞發言人背后有一個團隊在工作著”，所以，發言人的言不代表個人，而代表組織，言之有物、真實客觀是其生命。發言人的口頭語言、肢體語言和圖片、多媒體等影象的輔助對調整演講節奏、控制場面有很好的作用。
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